Per una galleria d’arte, è questo il momento ideale per programmare il prossimo anno. Pianificarne ora anche la gestione finanziaria è forse l’unico modo per ridurre lo stress e, soprattutto, sperare di ottenere buoni risultati.
Con il suo flusso imprevedibile di vendite e i suoi prezzi in continua oscillazione, il mercato dell’arte mette quotidianamente a dura prova la vita di una galleria. Per questo, la pianificazione del budget è una fase imprescindibile per garantirne non soltanto la sopravvivenza ma anche la crescita.
Dalla gestione del cash flow alla programmazione di costi imprevisti, ecco cosa sapere se dirigete una galleria d’arte.
#1 Redigere un bilancio
La redazione di un bilancio getta le fondamenta della gestione finanziaria consentendo così al gallerista di dedicare più tempo a promuovere i suoi artisti e tessere relazioni con i clienti, vecchi e nuovi.
#2 Cash flow
Per cash flow s’intende il denaro che entra ed esce dalle casse di un’azienda. Per esempio, tra le entrate di una galleria, compare quello che proviene dalla vendita di un’opera d’arte. Esempi di denaro in uscita, invece, sono i costi operativi, le spese generali, gli stipendi dei dipendenti e gli investimenti come quelli in comunicazione e pubblicità.
Tenere traccia del flusso di cassa è essenziale per la galleria, soprattutto se a periodi dell’anno di grandi entrate si alternano altri in cui le vendite tendono a rallentare.
Ciò che misura il profitto, invece, è quello che gli anglossassoni definiscono P&L (Profit&Loss Statement)
#3 P&L (Profit and Loss Statement)
Un Profit & Loss Statement ha la finalità di ragionare sulle esigenze finanziarie ad ampio raggio e sul piano strategico annuale: valuta, per esempio, se la galleria debba aumentare le entrate o ridurre i costi (o magari entrambi) per realizzare profitto attraverso la promozione/vendita degli artisti che rappresenta.
Che si tratti di partecipare a più fiere, investire nel marketing o ridurre i costi e chiudere lo spazio fisico per lavorare online, il Profit & Loss Statement è conditio sine qua non per scelte ragionate nella gestione finanziaria e per un successo a lungo termine.
#4 Ricavi ovvero Profit
Una componente fondamentale, all’interno di un bilancio, è la stima delle entrate. Per una galleria, la principale fonte di reddito deriva dalla vendita di opere d’arte. Una soluzione semplice per stimare i ricavi è moltiplicare il numero di opere vendute per il prezzo medio dell’opera.
Ad esempio, se nel 2018 una galleria ha venduto quindici opere per un prezzo medio di 10.000 euro e prevede che le vendite per il prossimo anno aumentino a causa dell’iscrizione a una piattaforma online, il consiglio è di impostare la proiezione delle entrate a 200.000 euro (rispetto ai 150.000 dell’anno precedente). Sebbene non si possa prevedere, al centesimo, il reddito, una stima generale aiuterà nella definizione degli obiettivi e nella pianificazione del budget da dedicare alle spese.
#5 Costi ovvero Loss
Monitorare i costi della galleria è essenziale per documentare il flusso di cassa. All’inizio di ogni anno è consigliabile che un gallerista, in collaborazione con il suo team, lavori a un brainstorming che conduca all’elencazione di costi fissi e imprevisti.
Per esempio:
Costi degli artisti
• Commissione sulle vendite per artista
• Allestimenti/Disallestimenti
• Spedizioni
• Produzione del lavoro degli artisti
Costo del lavoro
• Stipendi dei dipendenti
• Benefici per i dipendenti e imposte sui salari
• Liberi professionisti e stagisti
Vendite e marketing
• Digital (ovvero piattaforme online, annunci sui social media)
• Abbonamenti
• Posizionamento
• Manutenzione del sito web
• Pubblicità
• Pubbliche relazioni
• Ufficio stampa
• Fiere d’arte: costo dello stand / viaggio / spedizioni / stampa
#6 A proposito di marketing: misurare il ROI
Per un’azienda in rapida crescita le spese di marketing possono raggiungere il 25% delle entrate; in un’azienda consolidata possono essere pari al 5% circa. Quando si scelgono canali pubblicitari e di marketing è importante considerare il ritorno sull’investimento (ROI) di ciascun canale.
#7 Costi operativi e generali
• Viaggi
• Tariffe professionali (legali e contabilità)
• Galleria (affitto, utenze)
• Acquisti di mobili e attrezzature
• Attrezzature e altri acquisti IT
• Spese telefoniche, internet, carte di credito
• Forniture per ufficio
• Assicurazione
• Licenze e permessi
• Archiviazione opere d’arte
#8 Costi imprevisti
Quando si lavora a un budget, è necessario destinare una quota alla copertura di eventuali costi imprevisti.
Ad esempio:
• Investimenti nella galleria (espansione, ristrutturazione, nuovo arredamento e delocalizzazione)
• Riparazioni e manutenzione
• Turnover del personale
• Spese legali
• Rimborsi
